Privacyverklaring

1. Reikwijdte van deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring beschrijft hoe ToolsForWork BV ("ToolsForWork", "wij", "ons") persoonsgegevens verwerkt in het kader van:

• het bezoek aan en gebruik van onze website toolsforwork.nl;
• het contact dat u met ons opneemt via e-mail of een contactformulier;
• inschrijving op onze nieuwsbrief.

Voor de afzonderlijke online tools en webapplicaties die ToolsForWork aanbiedt (waaronder de Cleanroom Vision Builder, beschikbaar op cleanroombuilder.toolsforwork.nl), gelden afzonderlijke, productspecifieke privacyverklaringen. Deze zijn raadpleegbaar op het subdomein van de betreffende tool. Bij strijdigheid tussen deze algemene verklaring en een productspecifieke verklaring, geldt de productspecifieke verklaring voor zover het die tool betreft.

Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

Verwerkingsverantwoordelijke voor de in deze verklaring beschreven verwerkingen is:

Voor vragen over deze privacyverklaring of het uitoefenen van uw rechten kunt u contact opnemen via info@toolsforwork.nl.

3. Welke gegevens verzamelen wij?

3.1 Bij bezoek aan de website

Wanneer u toolsforwork.nl bezoekt, worden in beperkte serverlogs technische gegevens vastgelegd ten behoeve van de werking en beveiliging van de website:

• IP-adres, browsertype en -versie, besturingssysteem;
• tijdstip en aard van het verzoek aan onze servers;
• de pagina van waaruit u onze website heeft bereikt (referrer), indien beschikbaar.

3.2 Bij contact met ons

Wanneer u contact met ons opneemt via e-mail of een contactformulier, verwerken wij de gegevens die u zelf verstrekt, doorgaans:

• naam;
• e-mailadres;
• eventueel telefoonnummer en bedrijfsnaam;
• de inhoud van uw bericht.

3.3 Bij inschrijving op de nieuwsbrief

Voor de nieuwsbrief verwerken wij:

• uw e-mailadres;
• eventueel uw naam, indien u deze opgeeft;
• het tijdstip van inschrijving en — bij dubbele opt-in — van bevestiging.

4. Doelen en grondslagen

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend voor de hieronder genoemde doelen, op basis van de daarbij vermelde grondslag uit artikel 6 AVG:

• Werking, beveiliging en foutdiagnose van de website: het kunnen aanbieden van een functionerende en veilige website. Grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG).
• Beantwoorden van uw contactverzoek: het reageren op een vraag, opmerking of verzoek dat u aan ons richt. Grondslag: uitvoering van de op uw verzoek genomen stappen (art. 6 lid 1 sub b AVG), of gerechtvaardigd belang.
• Verzending van de nieuwsbrief: het informeren over nieuwe tools, updates en gerelateerde ontwikkelingen, maximaal eenmaal per maand. Grondslag: uw toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG), die u op elk moment kunt intrekken via de afmeldlink in iedere nieuwsbrief.
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen: voor zover wij wettelijk verplicht zijn gegevens te bewaren of te verstrekken. Grondslag: wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG).

5. Subverwerkers en ontvangers

Voor de werking van de website en het verzenden van de nieuwsbrief schakelen wij dienstverleners in als subverwerker. Deze partijen verwerken persoonsgegevens uitsluitend in onze opdracht en op basis van een verwerkersovereenkomst:

• Vercel Inc. (hosting): het hosten van toolsforwork.nl en de bijbehorende serverlogs. Vercel is gevestigd in de Verenigde Staten; doorgifte vindt plaats op basis van de standaard contractbepalingen van de Europese Commissie en de aanvullende waarborgen van Vercel.
• Resend (e-mailverzending): verzending van transactionele e-mails (zoals bevestigingen) en, indien van toepassing, van de nieuwsbrief. Resend is gevestigd in de Verenigde Staten; doorgifte vindt plaats op basis van de standaard contractbepalingen van de Europese Commissie.
• Microsoft Ireland Operations Ltd. (Microsoft 365 / Outlook): opslag en beheer van de zakelijke e-mail van ToolsForWork, waaronder de e-mails die u aan ons richt. ToolsForWork maakt gebruik van een Microsoft 365 Business-abonnement met EU-gegevenslocatie; opslag vindt primair plaats binnen de Europese Unie. Microsoft is onderdeel van een Amerikaans concern; voor zover incidentele doorgifte buiten de EER plaatsvindt, gebeurt dit op basis van de standaard contractbepalingen van de Europese Commissie en de aanvullende waarborgen van het Microsoft Data Protection Addendum.

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden en geven deze niet aan andere partijen, tenzij wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doelen waarvoor zij zijn verzameld:

• Technische serverlogs: maximaal 30 dagen, daarna automatisch verwijderd of geanonimiseerd door de subverwerker.
• Correspondentie via e-mail of contactformulier: maximaal 24 maanden na afronding van de correspondentie. ToolsForWork verwijdert deze e-mails handmatig binnen die termijn, of eerder op uw verzoek.
• Nieuwsbrief-inschrijving: uw e-mailadres wordt bewaard totdat u zich afmeldt. Na afmelding wordt uw inschrijving binnen 30 dagen verwijderd, met uitzondering van een minimaal afmeldlogboek (e-mailadres + datum afmelding) dat wij gedurende 12 maanden bewaren om herinschrijving zonder hernieuwde toestemming te voorkomen.
• Gegevens die wij wettelijk moeten bewaren: voor de duur van de toepasselijke wettelijke bewaarplicht.

7. Cookies, lokale opslag en bezoekersstatistieken

Op toolsforwork.nl plaatsen wij geen tracking-cookies, advertentiecookies of cookies van derden voor marketingdoeleinden. Wij gebruiken geen Google Analytics, Meta Pixel of vergelijkbare profileringsdiensten.

Voor het functioneren van de website kunnen wij gebruikmaken van strikt noodzakelijke cookies of vergelijkbare functionele opslagtechnieken; daarvoor is op grond van de Telecommunicatiewet geen voorafgaande toestemming vereist.

Indien wij in de toekomst gebruik gaan maken van analytische of marketingcookies, of van diensten die wel met cookies werken, wordt deze privacyverklaring vooraf aangepast en wordt waar wettelijk vereist toestemming gevraagd via een cookiebanner.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen omvatten onder meer versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS), toegangsbeheer op basis van noodzaak en periodieke evaluatie van onze beveiligingsmaatregelen.

Indien zich onverhoopt een datalek voordoet dat u kan raken, informeren wij u — voor zover wettelijk vereist en in ieder geval als het lek waarschijnlijk een hoog risico voor uw rechten en vrijheden inhoudt — zonder onnodige vertraging.

9. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u onder meer de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht van inzage: u kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie: u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren of aanvullen.
• Recht op verwijdering: u kunt verzoeken om verwijdering van uw persoonsgegevens, voor zover wij niet wettelijk verplicht zijn deze te bewaren.
• Recht op beperking: u kunt verzoeken de verwerking van uw gegevens tijdelijk te beperken.
• Recht op dataportabiliteit: u kunt vragen om de gegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt in een gestructureerd, gangbaar formaat te ontvangen.
• Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Recht om toestemming in te trekken: voor verwerkingen die op uw toestemming berusten — waaronder de nieuwsbrief — kunt u uw toestemming op elk moment intrekken. Dit laat de rechtmatigheid van eerdere verwerking onverlet.

U kunt deze rechten uitoefenen door een verzoek te sturen aan info@toolsforwork.nl. Wij reageren binnen één maand na ontvangst van uw verzoek. Ter verificatie van uw identiteit kunnen wij om aanvullende informatie vragen.

10. Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Indien u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens niet correct verwerken, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wij waarderen het zeer als u eerst contact met ons opneemt, zodat wij uw klacht kunnen onderzoeken en zo nodig oplossen. Meer informatie: https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

11. Wijzigingen van deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in onze dienstverlening of in toepasselijke wet- en regelgeving. De meest recente versie is altijd beschikbaar op toolsforwork.nl/privacy. Bij substantiële wijzigingen zullen wij u, voor zover redelijkerwijs mogelijk, vooraf informeren.

12. Contact

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken? Neem dan contact op: